IJzerdraad tussen de applicaties

Manuel Pattyn · oktober 2026

Kort antwoord. Kleine apps die de gaten van grotere systemen opvangen, werken als ijzerdraad: het houdt, zolang niemand eraan trekt. Ze automatiseren werk dat er niet zou moeten zijn en maken de oorzaak permanent. Een pleister mag, als tussenoplossing met een einddatum en een plan voor wat eronder komt.

We zagen dit onlangs bij een installatiebedrijf met een paar honderd bestelwagens. Elk appje vangt netjes een gat op dat de grotere systemen laten liggen. Samen vormen ze een laag ijzerdraad tussen de applicaties.

Drie appjes, drie gaten

Het bedrijf heeft een ERP voor de opdrachten, een aparte agenda-app voor de techniekers, een tikkingsapp, twee track-and-tracesystemen, een tankkaartportaal en een Excel waarin de planning echt gebeurt. Een AI-bureau stelde drie toepassingen voor om de gaten daartussen te dichten.

De planningsagent. Twee planners zijn elke dag bezig met het (her)plannen van zo'n 450 à 500 onderhoudsbezoeken per maand. Ze exporteren uit het ERP naar Excel, plannen in Excel, zetten de bezoeken over naar de agenda-app en mailen klanten om te bevestigen. De koelingsploeg plant nog op papier, in mapjes. De agent neemt dat overtypen en mailen over. Opvallend: er komt geen nieuw scherm. De agent werkt in de bestaande Excel, die daarvoor naar de cloud moet, en past er de statuskleuren in aan.

De controle van tikkingen en ritten. Techniekers tikken hun ritten en werkuren manueel in. Elke bestelwagen heeft al track-and-trace. HR vergelijkt elke dag beide, met de planning ernaast, om de lonen correct te berekenen: enkele uren per dag. De app doet die vergelijking automatisch en mailt HR een Excel met de afwijkingen. Er komt een controle op tankbeurten en verbruik bij.

De chatbot. Een assistent voor klantvragen, met een optie om storingen eerst zelf te laten oplossen. Gerekend op 50 tot 200 gesprekken per maand.

Elk van de drie is een goed idee. Maar samen nemen ze het bestaande landschap als vaststaand gegeven en bouwen ze er een laag bovenop.

Wat de pleisters kosten

Voor één bedrijf van de groep komen de drie voorstellen samen op ongeveer €65.600 implementatie en €52.500 per jaar. Over drie jaar is dat ruim €220.000, excl. btw.

Wat niet in die totalen zit: de uitrol naar de andere bedrijven van de groep (nog eens 200 techniekers, in het eerste voorstel €9.000 per maand extra), een contract van twaalf maanden per toepassing met elk een eigen vervaldag, en de licenties van alle systemen eronder. Die blijven bestaan. De pleisters komen erbovenop.

De leverancier is daar zelf eerlijk over. Bij de prijzen noemt hij twee risico's: wat het gebruik van de AI-modellen zal kosten, en hoeveel support en onderhoud er nog zal zijn om de integraties met alle tools op punt te houden.

Waarom ijzerdraad niet houdt

Negen koppelingen naar zeven systemen. De planningsagent praat met het ERP, de agenda-app, de Excel en de mailbox. De controle-app met de tikkingsapp, twee track-and-tracesystemen, de planning en het tankkaartportaal, waarvan de koppeling bij het voorstel nog niet bevestigd was. Elke update van één van die zeven kan een koppeling breken.

De Excel wordt een productiesysteem. Een AI-agent die statuskleuren in een spreadsheet aanpast, is knap werk. Maar de belangrijkste planning van het bedrijf blijft zo in een bestand dat iedereen per ongeluk kan sorteren, aanpassen of kopiëren.

De data blijft slecht. Bij 18 à 20% van de klanten staat geen enkel contactgegeven in het systeem: geen telefoon, geen e-mail. Een agent die klanten mailt, mailt die klanten niet. De planners blijven dus nodig, nu voor de uitzonderingen.

Dubbel registreren wordt dubbel gecontroleerd. Techniekers tikken manueel wat de track-and-trace al weet. De controle-app vergelijkt beide en mailt HR een lijst. Dat is beter dan uren handwerk. Maar de vraag die niemand stelt: waarom wordt het twee keer geregistreerd?

Wat nog analoog is, moet eerst digitaal. De koelingsploeg plant op papier. In het voorstel staat die planning dan ook als "na digitalisatie". De pleister kan pas kleven op een ondergrond die er nog niet is.

Eerst de kern, dan de slimme laag

AI is hier niet het probleem. De volgorde is het probleem: kern, data, automatisering. In een centraal systeem zoals Odoo zijn de onderhoudsopdracht, de planning en de agenda van de technieker hetzelfde record. De klant bevestigt via een link in de mail en de status verandert vanzelf. De technieker start en stopt zijn opdracht in de app, met track-and-trace als bron in plaats van als controle achteraf. Contactgegevens opschonen is een project met een einde, geen app, en daarna dwingt het systeem af dat een nieuwe klant niet zonder telefoon of e-mail wordt aangemaakt.

Eerlijk: een standaard planningsmodule optimaliseert niet zo slim als een AI-agent op maat. Voor de zomermaanden waarin de helft van de ploeg naar de service moet, kan zo'n agent echt het verschil maken. Maar dan als laatste laag, op één koppeling in plaats van negen. Niet als lijm.

Vijf vragen voor u tekent

Het voorbeeld is geanonimiseerd. Bedragen komen uit echte voorstellen, excl. btw, en zijn afgerond. Lees ook: Odoo met maatwerk of zes tools naast elkaar →

Kunt u de eerste vraag niet beantwoorden zonder "omdat het nu eenmaal zo is", dan koopt u ijzerdraad.

Kennismaken →

← Alle berichten